Sede electrónica del ayuntamiento: qué es y cómo usarla

Qué es la sede electrónica del ayuntamiento, cómo identificarte (certificado, Cl@ve o DNIe), el registro electrónico, las notificaciones y la cita previa.

La sede electrónica es la oficina virtual de un ayuntamiento. Desde ella puedes presentar solicitudes, pagar tasas, pedir certificados o consultar el estado de un trámite sin desplazarte, en cualquier momento del día.

Qué es una sede electrónica

La sede electrónica es una dirección web a la que el ayuntamiento atribuye la titularidad y responsabilidad de la información y los servicios. Está regulada por la Ley 40/2015 de Régimen Jurídico del Sector Público y por la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común.

La diferencia con una web corriente es jurídica: lo que haces en la sede tiene validez oficial. Por eso suele pedir identificación y ofrece garantías sobre la fecha y la autenticidad de los documentos.

Normalmente ofrece:

• Catálogo de trámites y procedimientos.
• Registro electrónico.
• Carpeta ciudadana o área personal.
• Notificaciones electrónicas.
• Tablón de anuncios y edictos.
• Pago de tributos y tasas.
• Verificación de documentos por código seguro.
• Cita previa para atención presencial.

Cada ayuntamiento decide cuántos trámites ofrece en línea. Los municipios pequeños a veces recurren a la sede de su diputación provincial o de otra entidad, por lo que conviene comprobar en cuál debes entrar.

Cómo identificarte

Para actuar en la sede necesitas demostrar quién eres. Los sistemas más comunes son tres.

Certificado digital

Es un archivo, o una tarjeta, que te identifica y te permite firmar. El más habitual para particulares es el certificado electrónico de persona física, emitido por la FNMT. Se solicita en línea y se completa con una acreditación presencial en una oficina autorizada.

Una vez instalado en tu navegador o dispositivo, te permite identificarte y firmar documentos.

DNI electrónico (DNIe)

Si tu DNI tiene chip y recuerdas la clave, puedes usarlo con un lector o, en muchos casos, con el móvil mediante NFC. Hay que tener el certificado del DNI activo, algo que se puede hacer en los puntos de actualización de la Policía Nacional.

Cl@ve

Es el sistema de identificación común de las administraciones. Ofrece dos modalidades:

• Cl@ve PIN: recibes un código temporal en el móvil, a través de la app, cada vez que lo necesitas.
• Cl@ve permanente: una contraseña que eliges tú, reforzada con un código por SMS.

Para registrarte puedes hacerlo por internet con videollamada o certificado, o presencialmente en una oficina de registro. Cada sede indica cuáles de estos sistemas acepta.

Otras vías

Algunos ayuntamientos ofrecen acceso con usuario y contraseña propios para consultas sencillas, o con un sistema de identificación sin certificado. No dependas de ello: lo habitual es contar con Cl@ve o certificado.

Registro electrónico

El registro electrónico es el equivalente digital del registro de entrada del ayuntamiento. Al presentar un escrito en él:

• Recibes un justificante con fecha y hora, que es tu prueba de que lo presentaste en plazo.
• Puedes adjuntar documentos escaneados.
• El escrito queda dentro del procedimiento.

Datos importantes:

• Está disponible las 24 horas. Si presentas en un día inhábil, se entiende presentado a primera hora del primer día hábil siguiente.
• Guarda siempre el justificante. Es tu garantía en caso de discusión.
• Los formatos y el tamaño de los archivos permitidos los define cada sede.

También puedes presentar escritos dirigidos al ayuntamiento en otros registros de la Administración, como los de otras administraciones, o en las oficinas de Correos. Eso permite hacerlo aunque la sede de tu ayuntamiento tenga problemas.

Notificaciones electrónicas

Una notificación es la comunicación formal de una resolución o de un trámite. Con la ley en la mano:

• Algunas personas están obligadas a recibirlas por vía electrónica: personas jurídicas, entidades sin personalidad, profesionales colegiados en ciertos trámites y otros colectivos.
• Los particulares pueden elegir o cambiar el medio, en general.
• Te avisan de que tienes una notificación a tu correo o móvil, si has facilitado esos datos. Pero el aviso es solo informativo: no es la notificación.
• Si pasan diez días naturales desde que la notificación se pone a tu disposición y no accedes, se entiende rechazada y el trámite sigue adelante, con los efectos que correspondan.

Es un punto que causa problemas. Si estás obligado a recibir notificaciones electrónicas o las has elegido, revisa tu buzón con regularidad. Perder un plazo por no haber abierto una notificación no suele tener remedio.

También puedes revisar tus notificaciones en la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú) o en la carpeta ciudadana, si el ayuntamiento está adherido.

Cita previa

Muchas oficinas municipales funcionan con cita. La sede, o la web del ayuntamiento, suele ofrecer un sistema para reservarla. Normalmente eliges:

1. El servicio o trámite (padrón, urbanismo, tributos, etc.).
2. El día y la hora disponibles.
3. Tus datos de contacto.

Recibirás un código o un correo de confirmación. Si no puedes asistir, cancela para liberar el hueco. Cuando la cita en línea no esté disponible, el teléfono del ayuntamiento es otra vía habitual.

Pasos para hacer un trámite

1. Entra en la sede electrónica de tu ayuntamiento.
2. Busca el trámite en el catálogo.
3. Lee los requisitos y la documentación que necesitas.
4. Identifícate con certificado, DNIe o Cl@ve.
5. Rellena el formulario y adjunta los documentos.
6. Firma y envía.
7. Descarga y guarda el justificante.
8. Consulta el estado desde tu carpeta o área personal.

Consejos prácticos

• Prueba tu certificado antes del último día. Los problemas técnicos con el navegador o la clave son frecuentes.
• Comprueba el navegador. Algunas sedes funcionan mejor con unos navegadores que con otros.
• No esperes al final del plazo. La sede puede caerse o ir lenta justo cuando todos presentan.
• Guarda copias. Descarga el justificante, el formulario enviado y los documentos adjuntos.
• Cuidado con las webs falsas. Accede a la sede desde el enlace oficial de la web del ayuntamiento, y no desde anuncios o mensajes sospechosos. Ningún ayuntamiento te pedirá datos bancarios por un mensaje no solicitado.

Si no puedes usar medios electrónicos

Si no tienes medios o conocimientos, puedes acudir presencialmente. Muchas oficinas ofrecen ayuda para realizar el trámite, y las oficinas de asistencia en materia de registro pueden digitalizar tus documentos. Un tercero también puede actuar en tu nombre con una representación válida, que a veces se registra en un registro de apoderamientos.

Para terminar

Qué trámites puedes hacer en línea y qué sistemas de identificación se aceptan depende de cada ayuntamiento. Usa el buscador de esta web para encontrar el teléfono y la dirección del tuyo y pregunta por su sede electrónica y su cita previa.